Retenção na nota do prestador: quando são 11% e quando são 3,5%

A empresa de limpeza que atende sua loja mandou a nota do mês. No corpo do documento, além do valor do serviço, há uma linha com um valor retido. Antes de pagar, alguém no financeiro precisa decidir três coisas: se o número está certo, quem recolhe e até quando.

Agora imagine a segunda nota do mesmo mês — a da construtora que está reformando o ponto. Ela também pode trazer um valor retido, só que calculado por outro percentual. A retenção previdenciária na nota fiscal de serviço tem duas alíquotas possíveis: 11% do valor bruto ou 3,5%. E o que separa uma da outra não é o tipo de serviço contratado. É o regime tributário de quem emitiu o documento.

Em 20 de agosto de 2026 a Receita Federal publicou no Diário Oficial a Solução de Consulta Cosit nº 153, assinada no dia 19, tratando exatamente desse ponto. Ela fixou até quando a alíquota menor vale e o que acontece depois. Veja o que a lei manda reter, quais serviços entram, quais ficam de fora e por que 1º de janeiro de 2028 merece uma marcação no calendário.

A regra geral tem um número só: 11%

O ponto de partida é o artigo 31 da Lei nº 8.212, de 1991, na redação dada pela Lei nº 11.933, de 2009. A empresa contratante de serviços executados mediante cessão de mão de obra "deverá reter 11% (onze por cento) do valor bruto da nota fiscal ou fatura de prestação de serviços e recolher, em nome da empresa cedente da mão de obra, a importância retida até o dia 20 (vinte) do mês subsequente ao da emissão da respectiva nota fiscal ou fatura, ou até o dia útil imediatamente anterior se não houver expediente bancário naquele dia".

Três informações práticas saem daí. O dever de reter e recolher é de quem contrata, não de quem presta. O recolhimento é feito em nome do prestador. E o prazo se conta da emissão da nota, não do pagamento dela — se a nota foi emitida em setembro e sua empresa só quitou em outubro, o vencimento continua sendo o dia 20 de outubro, ou o dia útil anterior.

O § 1º do mesmo artigo traz o detalhe que interessa ao contas a pagar: o valor retido "deverá ser destacado na nota fiscal ou fatura de prestação de serviços". O número não nasce numa planilha do contratante — chega carimbado no documento, e o papel de quem recebe a nota é conferir se está coerente.

Vale registrar o que essa retenção não é: custo adicional. O mesmo § 1º diz que o valor retido "poderá ser compensado por qualquer estabelecimento da empresa cedente da mão de obra" quando ela recolher as contribuições sobre a própria folha. É antecipação do prestador, não despesa nova de quem contrata. O que muda para a sua empresa é a obrigação de separar o valor, recolher no prazo e registrar tudo.

A Instrução Normativa RFB nº 2.110, de 2022, repete a regra no artigo 110, com o mesmo percentual de 11%.

O que é cessão de mão de obra — e por que limpeza e vigilância entram

A retenção não alcança qualquer serviço. Depende de o contrato se enquadrar como cessão de mão de obra, e o § 3º do artigo 31 define isso como "a colocação à disposição do contratante, em suas dependências ou nas de terceiros, de segurados que realizem serviços contínuos, relacionados ou não com a atividade-fim da empresa, quaisquer que sejam a natureza e a forma de contratação".

Repare na expressão "relacionados ou não com a atividade-fim". Uma rede de lojas não precisa que o serviço tenha a ver com varejo para a regra valer.

O § 4º lista, "além de outros estabelecidos em regulamento", quatro situações: limpeza, conservação e zeladoria; vigilância e segurança; empreitada de mão de obra; e contratação de trabalho temporário na forma da Lei nº 6.019, de 1974.

Os dois primeiros incisos são o que um comércio contrata todo mês. O supermercado que terceiriza a equipe de limpeza e a empresa de vigilância do estacionamento está, nos dois contratos, dentro da lista do § 4º.

O artigo 111 da IN RFB 2.110 detalha essa relação para os serviços contratados por cessão de mão de obra ou por empreitada, e acrescenta um item que alcança diretamente o varejo: construção civil, definida ali como serviços que envolvam "a construção, a demolição, a reforma ou o acréscimo de edificações". A loja que reforma o ponto e contrata uma construtora para isso está no inciso III.

O mesmo artigo traz uma exceção curta no parágrafo único: "Os serviços de vigilância ou segurança prestados por meio de monitoramento eletrônico não estão sujeitos à retenção". Câmera monitorada à distância e vigilante no portão têm tratamentos diferentes.

A exceção de 3,5% e a Solução de Consulta de 19 de agosto

Agora a segunda alíquota. O § 6º do artigo 7º da Lei nº 12.546, de 2011, na redação da Lei nº 12.995, de 2014, determina que, na contratação de empresas para executar os serviços do caput daquele artigo mediante cessão de mão de obra, "a empresa contratante deverá reter 3,5% (três inteiros e cinco décimos por cento) do valor bruto da nota fiscal ou da fatura de prestação de serviços".

O caput do artigo 7º alcança setores determinados, e entre eles estão as empresas de construção civil enquadradas nos grupos 412, 432, 433 e 439 da CNAE 2.0 — o mesmo terreno do inciso III do artigo 111, que a Solução de Consulta cita expressamente. Só que não é automático: depende de a contratada ter optado pela Contribuição Previdenciária sobre a Receita Bruta, a CPRB.

Foi esse encaixe que a Solução de Consulta Cosit nº 153 veio confirmar, em três frases. Durante o período de transição de 2025 a 2027, a alíquota da retenção é de 3,5% "quando a empresa contratada for optante pela Contribuição Previdenciária sobre a Receita Bruta - CPRB". A partir de 1º de janeiro de 2028, será de 11%. E, "na hipótese de não haver opção pela CPRB, a alíquota da retenção da contribuição previdenciária aplicável é de 11%".

Há um detalhe que ajuda a entender por que essa consulta precisou existir. Uma busca no texto integral da IN RFB 2.110 — a norma que o contador do contratante abre para saber como fazer a retenção, com 277 artigos — mostra que a expressão "3,5%" aparece uma única vez ali, e num assunto sem relação com o tema: o artigo 81, § 4º, sobre a retribuição creditada ao Fundaf. A sigla CPRB aparece quatro vezes, todas em outros contextos, como o preenchimento da DCTFWeb e o operador portuário. A palavra "desoneração" não aparece nenhuma vez.

Ou seja: a norma que se abre para operar a retenção traz um número só, o 11%. A alíquota alternativa mora em outra lei.

Os dois relógios: o benefício encolhe, a retenção fica parada

Este é o ponto que salta aos olhos quando se lê os dois dispositivos lado a lado.

A CPRB está sendo desmontada aos poucos. O artigo 9º-A da Lei nº 12.546, incluído pela Lei nº 14.973, de 2024, estabeleceu que, nos exercícios de 2025 a 2027, as empresas dos artigos 7º e 8º contribuem em substituição parcial, nestas proporções:

Exercício Das alíquotas dos arts. 7º-A e 8º-A Das alíquotas da folha (art. 22, I e III, da Lei 8.212)
2025 80% 25%
2026 60% 50%
2027 40% 75%

O prestador que optou pela CPRB já está, em 2026, pagando metade das contribuições sobre a folha, e em 2027 pagará três quartos delas. A saída do regime é uma rampa.

A retenção que a sua empresa faz na nota, não. Ela fica em 3,5% em 2025, 3,5% em 2026 e 3,5% em 2027 — o § 6º não foi alterado pela Lei nº 14.973 — e vai para 11% de uma vez em 1º de janeiro de 2028. São 7,5 pontos percentuais de diferença de um dia para o outro, no mesmo contrato e com o mesmo prestador.

Rampa para quem presta, degrau para quem contrata. Para o contratante, o trabalho é garantir que a alíquota aplicada mude na data certa.

Onde a retenção não se aplica

Tão importante quanto saber quando reter é saber quando não reter. O artigo 114 da IN RFB 2.110 lista as contratações que ficam fora, e duas delas interessam bastante ao comércio:

Contratar um serviço não significa, por si só, reter. O enquadramento depende do serviço, da modalidade do contrato e de quem presta.

Três perguntas antes de pagar a primeira nota

Vale fazer as três a todo novo fornecedor de serviço:

  1. O serviço está nos artigos 111 ou 112 da IN 2.110, e o contrato é cessão de mão de obra ou empreitada? É isso que define se há retenção.
  2. O prestador é optante pela CPRB? É o que separa os 3,5% dos 11% até o fim de 2027, e a informação tem de vir dele, por escrito.
  3. O valor retido está destacado na nota, como manda o § 1º do artigo 31? Se não estiver, o documento merece uma conversa antes do pagamento.

Depois vem o registro, que é onde o prazo costuma escapar: a nota de serviço com retenção precisa entrar no contas a pagar com três dados amarrados — o valor bruto, o valor retido e a data de recolhimento, que é o dia 20 do mês seguinte ao da emissão. Quando esses dados ficam num e-mail ou numa planilha paralela, o vencimento chega sem aviso.

Se você está avaliando um sistema de gestão, leve as três perguntas acima para o fornecedor e peça que ele mostre, na tela, onde cada uma fica registrada e como o sistema avisa do vencimento. É uma demonstração curta e responde mais do que uma lista de funcionalidades.

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