Inutilização de numeração de NF-e: o que sai e o que fica

Sua loja emitiu a nota 1.204 e depois a 1.206. A 1.205 ficou pelo caminho — queda de internet, um cancelamento no meio do lote, um arquivo que nunca foi transmitido. Hoje o procedimento para fechar esse buraco tem nome: inutilização de numeração de NF-e, com prazo até o dia 10 do mês seguinte.

Em 1º de novembro de 2026, esse pedido deixa de se aplicar em três estados: Acre, Bahia e São Paulo. Foram dois Ajustes SINIEF assinados no mesmo dia, alcançando a NF-e modelo 55 e a NFC-e modelo 65.

Parece alívio, e em parte é. Mas quem ler só a linha nova vai perder o que interessa: a norma retirou o pedido e não mexeu em nada do que aponta para ele. Na NFC-e, inclusive, ficou de pé uma presunção que lê o buraco na sequência como nota emitida em contingência e não transmitida.

O que é a inutilização de numeração de NF-e — e por que sobra buraco

A numeração da nota fiscal eletrônica é sequencial por série. O fisco espera receber 1.204, 1.205, 1.206. Quando um número é gerado e nunca vira documento autorizado, a sequência fica com um vazio, e esse vazio precisa de explicação.

O procedimento está na cláusula décima quarta do Ajuste SINIEF nº 7, de 30 de setembro de 2005, para a NF-e: "O contribuinte deverá solicitar, mediante Pedido de Inutilização de Número da NF-e, até o 10 (décimo) dia do mês subsequente, a inutilização de números de NF-e não utilizados, na eventualidade de quebra de sequência da numeração da NF-e." A cláusula décima sexta do Ajuste SINIEF nº 19, de 9 de dezembro de 2016 repete esse texto, trocando NF-e por NFC-e.

Na prática é um arquivo assinado com certificado digital ICP-Brasil, transmitido pela internet, que volta com protocolo — é o que dizem os §§ 1º a 3º de cada uma dessas cláusulas. Não é o mesmo que cancelar: cancelar desfaz uma nota autorizada; inutilizar declara que aquele número nunca virou nota.

Os dois ajustes que mudam isso em 1º de novembro

Na 202ª Reunião Ordinária do CONFAZ, realizada em Maceió no dia 4 de setembro de 2026, foram celebrados treze Ajustes SINIEF. Eles saíram no Diário Oficial da União de 14 de setembro, pelo Despacho nº 42 do Secretário-Executivo do Conselho.

Dois interessam aqui. O Ajuste SINIEF nº 38/26 acrescentou à cláusula décima sexta do Ajuste 19/16 um parágrafo de uma linha: "O Pedido de Inutilização de Número da NFC-e previsto no 'caput' não se aplica aos Estados do Acre, Bahia e São Paulo." O Ajuste SINIEF nº 40/26 escreveu a mesma frase na cláusula décima quarta do Ajuste 7/05, trocando NFC-e por NF-e.

Os dois produzem efeitos "a partir do primeiro dia do segundo mês subsequente ao da publicação" — ou seja, 1º de novembro de 2026. Contando de hoje, 18 de setembro, são 44 dias.

Vale medir o tamanho da exceção. Dos treze ajustes desse lote, só esses dois citam a palavra inutilização, uma vez cada. Os outros onze tratam de outros documentos — Bilhete de Passagem Eletrônico, GTV-e, MDF-e, DC-e, CT-e, nota de energia elétrica, nota de comunicação — e de temas como condomínios de armazenagem. Nenhum toca o pedido de inutilização: quem emite CT-e além da nota continua com esse dever intacto.

A presunção que ninguém revogou (e ela só existe na NFC-e)

Aqui está o ponto que a linha nova não conta.

O § 5º da cláusula décima primeira do Ajuste 19/16 — redação dada pelo Ajuste SINIEF 26/19, em vigor desde 18 de dezembro de 2019 — diz o seguinte: "Constatada, a partir do 11º (décimo primeiro) dia do mês subsequente, quebra da ordem sequencial na emissão da NFC-e, sem que tenha havido a inutilização dos números de NFC-e não utilizados, considerar-se-á que a numeração correspondente a esse intervalo se refere a documentos emitidos em contingência e não transmitidos."

Leia de novo a condição: sem que tenha havido a inutilização. É exatamente o ato que deixa de se aplicar aos três estados. O Ajuste 38/26 não encostou nesse parágrafo — mexeu na cláusula décima sexta e parou ali.

E há uma assimetria entre os dois documentos que muda o tamanho do risco. Essa presunção só existe na NFC-e: o Ajuste 7/05, da NF-e, não tem dispositivo equivalente. Quem emite os dois modelos no mesmo estabelecimento passa a conviver com duas situações diferentes a partir da mesma data.

A norma nacional não resolve isso. É pergunta para levar ao contador e à sua SEFAZ antes de novembro — e a mesma dúvida vale para os números que sobrarem de outubro, cujo prazo do dia 10 cai já em novembro.

Três remissões continuaram apontando para a cláusula que saiu

Uma varredura dispositivo a dispositivo nos dois ajustes mostra que a inutilização não mora só na cláusula que foi excepcionada. Ela é citada em outros pontos, e nenhum deles foi alterado:

Ou seja: o contribuinte do Acre, da Bahia e de São Paulo sai do caput e continua sendo mandado, por outros dispositivos, a fazer o que o caput descrevia. Se você já leu aqui sobre nota fiscal em contingência, é o mesmo fluxo — só que agora o passo final ficou com dois endereços possíveis.

O desmonte veio em dois degraus — e a Bahia só copiou o primeiro

Este não é o primeiro corte na inutilização. Em 1º de dezembro de 2021, dois ajustes gêmeos tiraram o número inutilizado da escrituração, em todo o país: o Ajuste SINIEF 38/21 reescreveu o § 1º da cláusula décima oitava do Ajuste 7/05 e o Ajuste SINIEF 34/21 fez o mesmo no parágrafo único da cláusula décima oitava do Ajuste 19/16. Onde se lia "As NF-e canceladas, denegadas e os números inutilizados" passou a se ler apenas "As NF-e canceladas devem ser escrituradas, sem valores monetários".

O destino do pedido saiu em 2021. A origem sai agora, quase cinco anos depois, e só em três estados. Entre um degrau e outro continua de pé a presunção da NFC-e, escrita em 2019 e não tocada em nenhuma das duas rodadas.

A Bahia — estado onde a MMA Sistemas atende seus clientes todo dia — acompanhou o primeiro degrau e ainda não acompanhou o segundo. O RICMS/BA (Decreto nº 13.780/2012), cuja consolidação publicada pela própria SEFAZ traz nota de 1º de setembro de 2026, reproduziu a supressão de 2021 pelo Decreto nº 20.970, de 9 de dezembro de 2021 (art. 96, § 1º, da NF-e), e pelo Decreto nº 20.992, de 23 de dezembro de 2021 (art. 107-K, parágrafo único, da NFC-e).

O que não mudou foi o dever de pedir. O art. 94 continua obrigando o Pedido de Inutilização de Número da NF-e até o 10º dia do mês subsequente. E o art. 107-J, acrescentado pelo Decreto nº 20.893, de 18 de novembro de 2021, obriga o mesmo para a NFC-e — com uma remissão explícita: "na forma prevista na cláusula décima sexta do Ajuste SINIEF 19/16". É a cláusula de onde a Bahia acaba de sair.

Enquanto o RICMS não for alterado, quem decide o procedimento no balcão é a legislação do seu estado — e ela é mais fácil de conferir do que de adivinhar.

No mesmo ajuste, o Rio Grande do Sul entrou numa regra de que estava fora

O Ajuste 40/26 tem uma segunda linha que parece só redação.

A cláusula sexta do Ajuste 7/05 diz que, antes de autorizar a NF-e, o fisco do emitente analisa a regularidade fiscal dele. O § 6º permite que, a critério de cada unidade federada, essa análise alcance também irregularidades apuradas pelo fisco do destinatário, e o inciso II trata das operações "sujeitas à substituição tributária estabelecida por meio de convênio ou protocolo".

O § 7º-A lista quem fica fora desse inciso II. Ele valia para São Paulo desde julho de 2025; em 1º de setembro de 2026 passou a valer para Minas Gerais e Rio Grande do Sul; e o Ajuste 40/26 reduz a lista a "ao Estado de Minas Gerais". Em 1º de novembro, o Rio Grande do Sul entra no mecanismo.

Para quem vende com ICMS-ST para outro estado, a consequência é concreta: uma pendência de substituição tributária apurada no destino passa a poder pesar na autorização de uso da sua nota na origem.

Inutilização de numeração de NF-e: o que conferir antes de 1º de novembro

Quatro checagens objetivas:

  1. Separe o alerta por estado e por modelo. A exceção alcança NF-e e NFC-e no Acre, na Bahia e em São Paulo. Não alcança CT-e, MDF-e nem os demais documentos eletrônicos.
  2. Não desligue o controle de sequência. O que sai é o pedido, não o dever de explicar o vazio — e na NFC-e a presunção do 11º dia continua escrita.
  3. Confirme a regra estadual antes de mudar a rotina. Na Bahia, os arts. 94 e 107-J do RICMS continuam válidos até que um decreto diga o contrário.
  4. Registre o motivo do número perdido no ato. Um sistema que guarda por que a 1.205 não virou nota resolve em minutos o que, meses depois, vira reconstrução de memória.

Conclusão

A mudança de 1º de novembro simplifica o caminho em três estados e, ao mesmo tempo, deixa de pé a presunção da NFC-e, três remissões dentro dos próprios ajustes e os arts. 94 e 107-J do RICMS/BA. Quem tratar a notícia como "acabou" está lendo metade da norma.

O trabalho continua sendo controlar a sequência, registrar o que ficou de fora e saber o que a sua UF exige hoje. É para isso que serve um ERP integrado: o SIV-NG, da MMA Sistemas, reúne controle administrativo, estoque, balanço, SPED e SINTEGRA na mesma base.

Quer conferir como o seu sistema trata a inutilização de numeração de NF-e antes de novembro? Fale com a equipe comercial da MMA Sistemas e faça o teste com os seus próprios dados.